El otro día una persona me comentó que jamás en su vida había aprendido a hacer planillas de cálculo. En el momento me sorprendió, pero después saqué cuentas y conozco mucha gente cuya competencia con computadoras es bastante básica, aunque en algunos casos lleven más de una década usándolas.

Las planillas de cálculos pueden parecer intimidantes, y de hecho tienen una curva de aprendizaje más áspera que la de un procesador de textos, pero una vez que entendiste la lógica no tienen mayor misterio. Para demostrarlo, voy a empezar a publicar una serie de tutoriales sobre el componente Calc de OpenOffice.org, una planilla de cálculos poderosísima, libre y multiplataforma (corre sobre Windows, GNU/Linux, MacOS, BSD y Solaris, por lo menos). Si sos usuario de GNU/Linux tu distribución probablemente ya traiga instalado OpenOffice.org, pero si no seguramente estará disponible con el manejador de paquetes. Para otros sistemas operativos, el programa puede bajarse gratuitamente en el sitio web del proyecto.

Un detalle: asumo que quien lee este tutorial ya tiene ciertos conocimientos de computación. Por lo menos, deberías entender qué es un archivo y cómo manejar un procesador de textos (como OpenOffice.org Writer, Word o Abiword, por ejemplo). Dicho esto, vamos al tutorial propiamente dicho.

Primera parte: Conociendo la planilla

Celdas y datos

Cuando abras OpenOffice.org Calc (en adelante, Calc a secas), la mayor parte de la pantalla va a estar ocupada por una grilla cuadriculada. La grilla puede dividirse en filas horizontales (numeradas) y columnas verticales (ordenadas alfabéticamente). O sea, más o menos lo mismo que una batalla naval. Cada intersección de una fila y una columna se llama celda, y se identifica con la letra de su columna seguida por su número de fila (A1, B5, X5905, por ejemplo). Cada celda puede contener dos tipos básicos de información: números y texto. La diferencia entre esos dos tipos de datos es que algunas funciones sólo pueden aplicarse sobre texto y otras sólo sobre números (por ejemplo, es imposible sumar las palabras “casa” y “biblioteca”, o dividir “computadora” por “velero”).

Para poder usar las celdas, tenés que seleccionarlas. Para seleccionar una única celda, hacé clic sobre ella. Alrededor de la texta verás un recuadro negro resaltado, con un pequeño cuadrado negro en la esquina inferior izquierda. Una vez elegida podés ingresar datos con el teclado. Para seleccionar varias celdas a la vez, hacé clic sobre la primer celda que quieras elegir y arrastra el puntero sin soltar el botón izquierdo del mouse  hasta que estén todas seleccionadas.

Copiar, mover, eliminar

¿Qué se puede hacer con los datos de una celda? En primer lugar, son fáciles de mover de un lugar a otro: apretá con el botón izquierdo del mouse sobre uno de los bordes del recuadro negro y arrastrá a la celda donde quieras que estén. En segundo lugar, son fáciles de copiar. ¿Ves el cuadrado negro de la esquina de la celda? Si posicionás ahí el puntero del mouse, vas a ver que se convierte en una cruz blanca. Hacé clic y arrastrá hacia abajo o a un costado y vas a ver como se copian los contenidos de la celda.

¿Querés ver algo más divertido? Escribí el número 1 y copiá hacia abajo. Si lo hiciste bien, deberías ver una serie de números: 1, 2, 3, etc. ¿Querés ver algo más divertido? Escribí en una columna los números 5 y 10, uno abajo del otro. Después seleccioná las dos celdas y copiá hacia abajo. Si lo hiciste bien, deberías ver toda una serie de números de 5 en 5. O sea, la tabla de multiplicar del 5.  Calc puede reconocer series matemáticas sencillas sin problemas. ¿Otra cosa divertida para hacer? Probá haciendo el mismo jueguito con las palabras ROJO, VERDE, y AZUL. Se van a repetir en orden hasta el infinito.

Si lo que querés es borrar el contenido de celdas, seleccionalas y apretá el botón “Supr” de tu teclado (o “Del” en un teclado de idioma inglés). Vas a ver un cuadro de diálogos con muchas opciones, pero por el momento ignoralo y apretá “Aceptar”. Listo.

Ejercicio: Si querés practicar esta capacidad de Calc, podés intentar armar las tablas de multiplicar del uno al diez ingresando manualmente sólo dos números por tabla (por ejemplo, 1 y 2 para la tabla del 1, 2 y 4 para la tabla del 2, etc.)

Matemática Básica

Todo muy interesante, pero hasta ahora no vimos nada que no pueda hacerse en un procesador de textos usando tablas. Terminando la primera clase del tutorial, vamos a adentrarnos en un poco de matemática básica, para ver los verdaderos beneficios de usar una planilla frente a otros programas de oficina.

En una planilla vacía, escribí  “2 + 2″ (sin las comillas) en la celda A1. Cuando aprietes Enter, vas a ver… que la celda muestra exactamente lo que escribiste. Eso es porque Calc piensa que escribiste texto, cuando en realidad querías hacer una operación matemática.

Ahora escribí “=2+2″ en la Celda A2 (de nuevo, sin comillas). En la celda vas a ver un glorioso número 4, el resultado de la operación que ingresaste. O sea, para realizar una operación matemática tenés que precederla por el signo =. Esto en Calc se llama una fórmula. Los operadores para fórmulas matemáticas son + (suma), – (resta), * (multiplicación), / (división), y ^ (potenciación).

Ahora, fijate que en la celda aparece el resultado de la operación, no la fórmula. Para ver la fórmula propiamente dicha, mirá la barra de ingreso, que está ubicada justo abajo de la barra de herramientas de Calc. En la imagen de abajo está marcada en rojo. Esa barra te muestra (y te permite editar) la fórmula de la celda seleccionada. Estrictamente hablando, al trabajar en Calc siempre se ingresan datos y fórmulas en esa barra, las celdas sólo muestran los resultados. Cuando se trabaja con texto no importa demasiado, pero se vuelve fundamental a la hora de trabajar con fórmulas matemáticas.No toda fórmula tiene que ser tan sencilla como nuestro ejemplo. Considerá, por ejemplo la operación “= 2 + 1 * 3″. Antes de resolverla con Calc, tratá de resolverla por tu cuenta. Si recordás lo que viste en matemática del primario, sabrás que el resultado es 5. ¿Por qué? Porque en una operación compuesta, se resuelven en primer lugar las potencias, luego multiplicaciones y divisiones, y finalmente las sumas y restas. ¿Por qué? Por convención, nada más. Si querés resolver las operaciones en otro orden, tenés que usar paréntesis para dividir las operaciones. En el primer ejemplo, para que el resultado sea 9 (como muchos habrán pensado), la fórmula debería ser “= (2 + 1) * 3″. De esa manera, forzás a Calc a realizar primero las operaciones entre paréntesis, y luego las que quedan afuera.

Conclusiones de la primera parte

Ya superamos las mil palabras, así que es hora de un pequeño cierre. En esta parte del tutorial, vimos:

• Qué es una planilla de cálculos
• Qué tipos de datos podemos usar
• Cómo ingresar datos a una planilla
• Cómo borrar, mover, copiar datos
• Cómo realizar series matemáticas sencillas
• Cómo utilizar fórmulas matemáticas
• Lógica matemática básica

No es poco para una primera clase, ¿no? La próxima clase vamos a ver algunas opciones de formato de celdas, y mucho más sobre fórmulas matemáticas.